Em um mundo cada vez mais conectado e dinâmico, o WhatsApp se estabeleceu como uma ferramenta essencial para a comunicação instantânea entre profissionais. No entanto, para maximizar sua utilidade, sem comprometer a cortesia e a eficiência, é fundamental seguir algumas diretrizes claras.
Rodrigo Vianna, CEO da Mappit - empresa da holding de recrutamento e seleção Talenses Group - afirma que tem percebido no mercado relatos de discrepâncias entre as práticas adotadas e as expectativas de uso adequado da plataforma. Para promover uma comunicação mais eficaz e respeitosa, o especialista recomenda algumas diretrizes simples:
- Horários de Envio: Preferencialmente, enviar mensagens durante o horário comercial tradicional, de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. É essencial reconhecer que o destinatário responderá conforme seu próprio expediente e agenda.
- Clareza na Comunicação: Ao iniciar uma conversa, envie um resumo claro e objetivo da mensagem desejada, preferencialmente em um único bloco de texto.
- Introdução Adequada: Ao contatar alguém pela primeira vez, apresente-se e explique como obteve o número, além de indicar o motivo do contato.
- Preferências de Comunicação: Pergunte ao destinatário se prefere comunicações por e-mail ou WhatsApp para assuntos profissionais.
- Respeito à Privacidade: Ao receber um número de WhatsApp de terceiros, peça para que seja informado ao destinatário que você entrará em contato.
- Comunicações Sensíveis: Para assuntos longos, sensíveis, difíceis ou complexos, agende uma chamada ao invés de enviar áudios ou textos.
- Respeito aos Limites: Envie mensagens profissionais respeitando horários de expediente, férias, feriados e finais de semana.
- Inclusão em Grupos: Não inclua pessoas em grupos sem consentimento prévio e explícito delas.
- Comunicação por Chamada: Antes de ligar para alguém, envie uma mensagem perguntando se a pessoa está disponível para receber ligações.
- Respeito ao Tempo de Resposta: Entenda que a visualização da mensagem nem sempre significa disponibilidade imediata para resposta.
- Políticas da Empresa: Verifique as políticas internas da companhia quanto ao uso do WhatsApp entre colaboradores.
- Gestão Emocional: Evite enviar mensagens ou áudios em momentos de alta emotividade para evitar arrependimentos.
- Uso de Áudio: Envie áudios apenas para contatos que não se importam em recebê-los.
- Objetivos dos Grupos: Use grupos de WhatsApp exclusivamente para os fins para os quais foram criados.
“Adotar essas práticas não apenas facilita a comunicação, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso e eficiente. Respeitar as preferências e limites dos colegas é essencial para cultivar relacionamentos profissionais saudáveis”, completa Rodrigo.
